Wie oft endet unser Tag mit dem Gefühl, nichts geschafft zu haben – trotz vieler Stunden vor dem Computer oder in Meetings?
E-Mails fast unüberschaubar, Fristen rücken bedrohlich näher, Unterbrechungen ohne Ende.
Und das, was wirklich zählt, bleibt liegen.

Das Ergebnis? Erschöpfung – aber wenig Zufriedenheit.

Ja, doch, man kann auch anders arbeiten. Die Alternative ist Lean Thinking.

 

Wert schaffen – nicht abrackern

Lean bedeutet nicht, schneller zu arbeiten oder durch „Verschlanken“ noch mehr Aufgaben zu übernehmen.
Es bedeutet, einen Moment innezuhalten und sich zu fragen: Was schöpft wirklich Wert?

• Für KundInnen: Was macht für sie den Unterschied?
• Für KollegInnen: Was erleichtert die Zusammenarbeit, statt sie zu erschweren?
• Für uns selbst: Was spart Zeit und Energie?

Wenn wir diese Fragen in den Mittelpunkt stellen, verändert sich die Art und Weise wie wir arbeiten: wir verzetteln uns weniger, konzentrieren uns auf das Wesentliche und erzielen mehr Wirkung.

 

Ein Mindset, keine Methode mit strengen Regeln

Lean im Büro ist kein „starres Regelwerk“, das man buchstabengetreu befolgt. Es geht vielmehr darum unsere täglichen Aufgaben aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten:

• Bewusstsein – erkennen, auf welche Tätigkeiten es wirklich ankommt.
• Klarheit – das Ziel nicht aus den Augen verlieren.
• Respekt – für Zeit, Kompetenzen und unterschiedliche Arbeitsweisen.

Das macht unsere tägliche Arbeit leichter, angenehmer, produktiver und wirkungsvoller.

 

Außer Spesen nichts gewesen…

Das ist ein altes deutsches Sprichwort, um auszudrücken, dass man „investiert“ hat, sich angestrengt hat, aber nichts dabei herauskam. Im Lean Thinking bezeichnet man das als Verschwendung. Der Fachbegriff dafür, „Muda“, bezeichnet all jene Aktivitäten, die keinen Wert schaffen – weder für externe noch für interne KundInnen, noch für das Ergebnis.

Hier sind die 8 wichtigsten, die wir im Arbeits- oder Büroalltag ständig antreffen:

1. Mehr tun als nötig. (Overproduction) –
   → Berichte erstellen, die niemand liest.
2. Zeitverlust durch fehlende Materialien, Freigaben oder Informationen (Waiting) –.
   → Auf eine Unterschrift warten, die einfach nicht zu kommen scheint.
3. Unnötige Bewegungen von Dokumenten, Daten oder Personen (Transportation) –
   → Dasselbe Dokument in mehreren Versionen per E-Mail verschicken, anstatt gemeinsam an einer für alle zugängliche Datei zu arbeiten.
4. Ansammlungen von Materialien, Dokumenten oder Aufgaben, die unnötig sind, oder den Arbeitsfluss verlangsamen (Inventory) –.
   → Angefangene, aber nie abgeschlossene Aufgaben oder Dateien, die zur Überprüfung liegenbleiben.
5. Unnötige Bewegungen, die Zeit und Konzentration kosten, ohne Wert zu schaffen (Motion) –.
   → Dokumente in unübersichtlichen Archiven suchen oder ständig von einem Schreibtisch zum anderen gehen, um Informationen zu erhalten – oder Dateien von Ordner zu Ordner verschieben, ohne klare Struktur.
6. Mehr tun als nötig oder einfache Aufgaben unnötig verkomplizieren (Over-processing) –.
   → Endlose Meetings zur Abstimmung über Details, die man mit einem kurzen gezielten Gespräch klären könnte.
7. Irrtümer, Korrekturen oder fehlende Informationen, die zusätzlichen Aufwand verursachen (Defects) –.
   → Eine Präsentation auf Basis veralteter Daten vorbereiten und sie in letzter Minute komplett überarbeiten müssen.
8. Ungenutzte Ideen und Kompetenzen von Mitarbeitenden (Non-utilized talent) –.
   → Menschen, die mehr beitragen könnten, es aber nicht tun, weil ihre Fähigkeiten nicht bekannt oder anerkannt sind – oder weil ihre Ideen kein Gehör finden.

Wenn wir die 8 Arten von Verschwendung kennen, können wir sie bei unserer täglichen Arbeit leichter erkennen – und gezielt daran arbeiten, sie im Büroalltag wo immer möglich zu eliminieren und zu reduzieren.

 

Stress? Ja – aber nur „positiven Stress“

Die Arbeit – und auch das Leben – werden nie völlig stressfrei sein. Und das ist eigentlich kein Problem, denn „positiver Stress“ verleiht uns Energie: etwas Adrenalin vor einer Präsentation, die mit ein bisschen Aufregung verbundene Neugier bei neuen Aufgaben oder Herausforderungen, um nur einige zu nennen.

Das Problem entsteht, wenn der Stress das gesunde Limit übersteigt und zu „negativem Stress“ und zur Regel wird: ständige Unterbrechungen, dauernder Druck, endlose Dringlichkeiten.

Hier macht Lean Thinking den Unterschied: Es reduziert was Unnötig ist und schafft Raum für jene Tätigkeiten, die wirklich zählen und für positive Energie, die uns besser arbeiten lässt.

Es geht nicht darum, perfekt zu sein, sondern Schritt für Schritt Gewohnheiten zu entwickeln, die uns helfen, unsere Energie sinnvoll zu nutzen, sie nicht zu vergeuden und uns auf das konzentrieren, was Wert schöpft und qualitativ hochwertige Ergebnisse bringt.

 

Worksheet: Lean im Arbeitsalltag

Um den Einstieg zu erleichtern, habe ich ein praktisches Worksheet vorbereitet:
👉 Lean im Arbeitsalltag– Worksheet herunterladen

Es hilft Ihnen, in Ihrem Arbeitsalltag jene Bereiche zu erkennen, in denen sich Verschwendungen aller Art (Muda) verstecken, damit Sie sie wo immer möglich eliminieren, um Zeit und Aufmerksamkeit für das freizusetzen, was wirklich zählt.

 

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