Quante volte a fine giornata abbiamo la sensazione di non aver concluso nulla, nonostante ore e ore davanti al computer o in riunione?
Le mail si accumulano, le scadenze incombono, le interruzioni non finiscono mai.
E ciò che davvero conta resta indietro.
Il risultato? Stanchezza, ma poca soddisfazione.
Eppure, esiste un modo diverso di affrontare il lavoro: si chiama Lean Thinking.
Creare valore, non solo correre
Lean non significa lavorare più in fretta o riempirsi di compiti.
Vuol dire fermarsi un attimo e chiedersi: cosa crea davvero valore?
- Per i clienti: cosa fa la differenza per loro?
- Per i colleghi: cosa semplifica la collaborazione invece di complicarla?
- Per noi stessi: cosa ci fa risparmiare tempo ed energia invece di consumarle?
Quando poniamo queste domande al centro, il lavoro cambia: meno dispersione, più impatto.
Una forma mentis, non un metodo rigido
Lean in ufficio non è un insieme di regole da seguire alla lettera, ma un modo di guardare alle cose:
- Consapevolezza – riconoscere quali attività contano davvero.
- Chiarezza – non perdere di vista l’obiettivo.
- Rispetto – per il tempo, le competenze e i diversi modi di lavorare.
Con questo atteggiamento, il lavoro si alleggerisce e diventa più fluido, produttivo ed efficace.
Gli sprechi (Muda) che conosciamo bene
Nel pensiero Lean, gli sprechi (in giapponese muda) sono tutte quelle attività che non aggiungono valore dal punto di vista del cliente o dell’obiettivo.
Ecco gli 8 principali che incontriamo nel nostro lavoro in’ufficio:
- Fare più del necessario o troppo presto (sovrapproduzione)
→ Creare report che nessuno leggerà mai. - Tempo perso in attesa di materiali, approvazioni e informazioni (attese)
→ Rimanere in standby per una firma che tarda ad arrivare. - Spostamenti inutili di documenti, dati, persone (trasporto/movimentazione di materiali o informazioni)
→ Condividere lo stesso documento in più versioni via e-mail invece di lavorare su un file unico condiviso. - Accumulo di materiali, documenti o attività in sospeso che rallentano il flusso di lavoro (scorte)
→ Attività iniziate ma lasciate a metà o file in attesa di revisione che si accumulano nel tempo - Spostamenti inutili che fanno perdere tempo o concentrazione, senza aggiungere valore (movimento).
→ Cercare documenti in archivi disordinati o spostarsi continuamente da una scrivania all’altra per ottenere informazioni, oppure cercare file o informazioni passando da una cartella all’altra senza una struttura chiara. - Fare più del necessario o complicare attività semplici (elaborazione eccessiva)
→ Organizzare lunghe riunioni di revisione su dettagli minimi che potrebbero essere risolti con un breve confronto mirato. - Errori, correzioni, informazioni mancanti che causano lavoro aggiuntivo (difetti)
→ Preparare una presentazione basandosi su dati non aggiornati e dover rifare tutto all’ultimo momento. - Quando le idee e le competenze delle persone non vengono ascoltate o messe in campo (non valorizzazione del talento)
→ Persone che potrebbero contribuire di più ma non lo fanno, perché le loro competenze non sono conosciute o riconosciute, e/o le loro idee non vengono ascoltate.
Conoscere questi otto tipi di spreco ci aiuta a vederli più facilmente e quindi a intervenire in modo concreto nel lavoro d’ufficio.
Stress? Solo quello positivo
Il lavoro – e la nostra vita – non saranno mai del tutto privo di stress – e per fortuna.
Un po’ di “stress positivo” ci dà la carica: l’adrenalina prima di una presentazione, l’energia dell’ultimo sprint, la curiosità per una nuova sfida.
Il problema nasce quando quello stress diventa “stress negativo” e la regola: interruzioni continue, pressioni costanti, urgenze infinite.
È qui che Lean fa la differenza: riduce il peso inutile e lascia spazio a quell’energia positiva che ci fa lavorare meglio.
Non si tratta di essere perfetti, ma di creare, passo dopo passo, abitudini che ci permettono di risparmiare energie, concentrarci e ottenere risultati di qualità.
Il tuo Worksheet: Lean al lavoro
Per aiutarti a iniziare, ho preparato un worksheet pratico:
👉 Lean al lavoro – Scarica il worksheet
Ti guiderà a individuare dove, nelle tue giornate lavorative, si nascondono questi sprechi – e come liberare tempo e attenzione per ciò che conta davvero.
Vuoi approfondire?
Ti piacerebbe ritrovare più chiarezza e focus anche nel tuo lavoro?
👉 Contattami: sarò felice di parlarne insieme.
